Сегодня технологии позволяют нам вызвать такси в два касания экрана, выбрать ресторан, исходя из своих предпочтений, и хранить целый ворох информации на смартфонах. Но у нас до сих пор нет нормального менеджера задач.

Нельзя сказать, что его не пытались создать. В сети много ресурсов, посвященных продуктивности: например, Lifehacker и Productivity501. Для смартфонов созданы сотни приложений: от простых списков покупок до монструозных планировщиков под самые разные платформы. С ними легко потратить время, организуя проекты и планируя задачи, вместо того чтобы заняться делом. Поверьте мне, я делаю это постоянно. И что-то подсказывает, что я не один такой.

Стартап iDoneThis (“Я сделал это” в переводе с английского) как-то посчитал, что 41% задач, созданных пользователями сервиса, так и не были завершены (правильнее было бы назвать сервис “Я этого не сделал”). А исследование, выполненное психологами Эми Дельтон и Стивеном Спиллером, показало, что чем больше задач в списке, тем реже их выполняют.

Вести списки задач почти так же тяжело, как делать сами задачи. Казалось бы, эту проблему уже давно должны были решить, но наша работа становится все сложнее, мы берем на себя все больше проектов, в том числе удаленно. Как следствие, нам все больше нужны инструменты, чтобы эту работы организовать. Конечно, на помощь приходят Wunderlist, Todoist, Any.do, Asana, Toodledo, Omnifocus, Trello, Clear и еще несколько приложений, названия которых я уже не помню. Миллионы людей используют их, что приводит их к миллионым инвестициям.

Большинство этих приложений неплохие. Некоторые – действительно удачные. Но ни одно из них не решает мою – и вашу, кстати, тоже – проблему. У нас слишком много задач и слишком мало времени, а наш мозг не способен все запомнить и приоритезировать. Это объясняет, почему традиционные инструменты оранизации более популярны.

“Многие из тех, кто работает в IT, возвращаются к бумаге”, – говорит гуру тайм-менеджмента Дэвид Аллен, – “Просто потому что лучше бумажного планировщика еще ничего не придумано”.

Минуточку, мистер Аллен, вы хотите сказать, что все эти умники в Кремниевой долине, данные в интернете и супервозможности моего смартфона не помогут мне вовремя оплатить счета, купить молоко и доделать презентацию?

В ответ на мой вопрос Аллен смеется. Автор бестселлера «Как привести дела в порядок» – книги, которая породила целую индустрию планировщиков – знает толк в менеджерах задач. Аллен пытается увеличить нашу продуктивность уже несколько десятков лет. Он предсказывает появление голограмм с искусственным интеллектом, которые напоминали бы о том, что нужно купить фрукты. Но пока их не изобрели, мы вынуждены пользоваться менеджерами задач. Как сделать их лучше?

Под колпаком

Первое, что необходимо списку задач – и с этим трудно поспорить – это задачи. Если список неполный или (еще хуже) устаревший, им не будут пользоваться. Следовательно, первое, что создатели приложений должны реализовать – возможность быстро создавать список и добавить в него задачи. Но это не так-то просто. “Возьмите смартфон, – говорит Аллен, – разблокируйте, нажмите эту кнопку, вот эту иконку… Ой, случайно запустил игру! Сделать запись на смартфоне — это не слишком быстро, особенно если сравнивать с ручкой и бумагой.” Написать пару предложений в блокноте быстрее и легче, а информация лучше запоминается. Список задач должен быть достаточно быстрым и гибким, чтобы вы успели записать мысль, пока она не ушла.

Сервис Remember The Milk первым понял эту проблему еще несколько лет назад. Приложение сразу вышло с возможностью быстрого ввода: вы можете написать, например, «Заплатить за квартиру в конце месяца», и задача автоматически запишется на нужную дату или в нужный список. Также оно интегрировано с кучей других сервисов: Twitter, Skype, Gmail и другие. Разработчики приложения даже интегрировались с Siri задолго до того, как Apple официально дала такую возможность. Таким образом, вы можете сразу записать задачу почти из любого открытого приложения (будь это будь это почта, мессенджер или социальная сеть) – быстрее, чем на бумажке.

Такая универсальность сейчас в тренде. Те же Siri и Cortana работают именно над этим – позволяют записывать информацию быстрее. Проблема будет окончательно решена, если только кто-нибудь создаст телепатический сматрфон. Но и этого недостаточно, чтобы навсегда отложить ручку и блокнот.

Окей, задачу легко записать, но потом ее нужно выполнить и вычеркнуть из списка. Майкл Чарло, создатель относительно нового приложения Doo, считает, что лучший способ это сделать – в буквальном смысле показать задачу пользователю. В этом приложении каждая задача получает свою карточку с картинкой. Чтобы перейти к следующей карточке, нужно выполнить текущую  или отложить ее на время. Пользователь как бы говорит приложению: «Я сделаю это… но потом». Автор полагает, что в этом случае у человека возникает чувство вины – и в этом весь смысл. «Когда напоминание о деле все время попадается на глаза, это мотивирует», – отмечет Чарло.

Другие приложения посылают push-напоминания из разряда «Эй, не забыл про меня?». При этом со временем уведомления становятся «умнее», используя не только время, но и местоположение, чтобы напомнить о задаче в правильное время в правильном месте. Устройства типа Apple Watch или Android Wear могут отслеживать, где вы бываете и сколько времени там проводите, – эти данные помогают вам повысить продуктивность. Так простые списки задач уступают место облачным менеджерам, которые всегда в курсе вашей жизни и молниеносно сообщают об актуальных делах.

Google вовсю работает над системами по увеличению подуктивности, среди которых, что интересно, нет менеджера задач как такового. Вместо этого Google сам создает задачи для вас. «Зачем делать отдельное приложение список, когда мы можем (и должны) давать вам возможность взаимодействовать с задачей в привычной вам среде», – говорит Якоб Бэнк, создатель купленного Google сервиса Timeful. В экосистеме Google задачи живут у вас в почте, календаре и смартфоне и взаимодействуют с этими системами.

Google все еще работает над этой идеей, но основная мысль Бэнка в том, чтобы создать для вас тот самый менеджер задач. Возможно, это объясняет, почему он продал свой сервис Google: миллины поисковых запросов, писем в Gmail, документов в Drive и Docs, чатов в Hangouts, заметок в Keep – Бэнк думает, что Google сможет лучше проанализировать эти данные и понять, что же на самом деле вам нужное. Компания уже сделала первый шаг в этом направлении, выпустив Inbox (новый почтовый клиент от Google), который сортирует письма не по времени, а по важности. Большим изобретением Timeful была возможность автоматически программировать ваш календарь, заполняя пустые слоты предложениями о возможных делах. С данными о пользователях Google Бэнк может пойти еще дальше.

Задачи в руках роботов

Амир Салихефендик, основатель Todoist, имеет схожее мнение. В рамках недавнего редизайна приложения его команда использовала алгоритмы машинного обучения, которые определяют ваш стиль жизни и интегрируют возможные дела в список задач Приложение сможет даже порекомендовать наилучший день для выполнения какой-то задачи. «Если посмотреть на задачи пользователей, – говорит Амир, – почти все они выглядят одинаково для большинства: купить то, сделать это. Мы можем прогнозировать когда и какую задачу будет удобно выполнить, исходя из поведения пользователя».

По словам Амира, создать приложение, которое будет прогнозировать список задач легко, если у вас есть качественные данные». Но получить доступ к таким данным – от дат и точных координат местоположения до того, что вы ели на завтрак – очень сложно. Так же сложно такие данные проанализировать. Большая часть работы по созданию и поддержке такого списка задач будет лежать именно на пользователе.

Но вспомним Дэвида Аллена и его идею о голограммах с искуственным интелектом. Он ведь не шутил. «Это будет выглядеть как-то так», – говорит Аллен, – «у вас в руку вшит чип, вы заходите в комнату, и система узнает, что вошли именно вы. Перед вами показывается голограмма с напоминаем, потом что сейчас 3 часа дня пятницы и нужно сделать то-то и то-то». Искусственный интеллект знает все о вас и помогает выяснить, что нужно сделать и как. И, как считает Аллен, все необходимое для построения такой системы доступно нам уже сейчас.

Запись Почему никто еще не создал нормальный менеджер задач впервые появилась Brainhack.